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Posso dizer que seu maior desejo como freelancer é conseguir terminar todos os projetos no horário estipulado e sair mais cedo? Mas em contrapartida, passa horas a mais no escritório?

Quero que você me diga com sinceridade, em todo o horário que você freelancer separou para trabalhar, realmente trabalha ou acaba por tirar 2 minutinhos aqui e ali para resolver algo pessoal?

Fazer uma ligação, responder um amigo no facebook, mensagens no celular, enfim, situações que não condizem com seu trabalho?

Pois é! Pode parecer insignificante, porém esses minutinhos somados ao fim do dia ou do mês podem significar muito, e aposto também que seja um dos motivos que te faz passar do expediente.

É simples perceber que ser desorganizado pode ser um grande problema para a produtividade, logo que uma mesa cheia de papéis te obriga a perder tempo procurando aquela lista em especial que você não tem ideia de onde esteja, ou a sua caixa de e-mails que está incrivelmente cheia e também uma falta de planejamento do que deve ser concluído hoje, e não, amanhã.

Pensando nisso, vou apresentar-lhes 4 técnicas de  aumentar sua produtividade no trabalho:

• Zen Habits: Mudanças.
• Pomodoro: Concentração.
• Pareto: Proporções.
• Parkinson: Rapidez.

1# Zen Habits

Essa técnica nada mais é do que uma mudança de maus hábitos que te prejudicam de alguma forma.

Algumas pessoas conseguem enxergar onde estão errando, porém é complicado para qualquer ser humano a mudança de vários hábitos de uma só vez, e é aí que entra em ação o conceito do livro “Zen to Done”, que lhe sugere uma só mudança num prazo de 30 dias, e assim fica mais fácil manter a nova rotina.

Pode parecer milagre, mas não é!

Essa técnica baseia-se na simplicidade e paciência para alcançar os objetivos, com quatro hábitos iniciais para mudar de vez o seu dia de trabalho.

1. Capture: O primeiro passo é simples. Você separa um caderninho para anotar todas as ideias que tiver durante o dia para não esquecer.
2. Processe: Aqui você vai decidir como resolver as coisas do caderninho, e-mail, correio e etc. As coisas que não passarem de 2 minutos, resolva agora. E separe as demais entre lixo, arquivar ou mais importantes para resolver depois com calma.
3. Planeje: É nesse passo que você separa as tarefas mais importantes por dia ou hora a serem resolvidas.
4. Faça: O último e importantíssimo passo, fazer. É isso mesmo, retire tudo que te distrai e dedique-se apenas a uma tarefa, e a conclua, para assim começar a próxima. Não tente fazer várias coisas de uma vez, visto que a qualidade é maior quando a concentração está direcionada para apenas aquela tarefa.

Se esse método te interessou, pode se aprofundar mais no assunto com o PDF do livro “Zen to Done” traduzido por Lucas Teixeira: http://lucasteixeira.com/arquivos/ztd.pdf

2# Técnica de Pomodoro

Criada para melhorar a concentração, a técnica de pomodoro vem para auxiliar todos aqueles que desejam concentrar-se ao máximo em sua tarefa, e consequentemente aumentar significativamente a produtividade.

Porque Pomodoro?

Essa técnica foi criada por um italiano que resolveu testar suas capacidades de concentração com um timer de pomodoro encontrado em sua cozinha.

Logo, a origem do nome vem do seu simples timer em forma de tomate. E funciona assim:

• Concentre-se em uma tarefa durante 25 minutos sem parar.
• Após esse tempo, descanse de 3 a 4 minutos.
• Faça isso durante quatro pomodoros, ou seja, quatro vezes 25 minutos.
• Depois de realizar os quatro tempos, faça uma pausa maior.

Anote durante os intervalos tudo que realizou durante os tempos, e assim será possível ver o progresso em suas tarefas.

Os intervalos de descansos fazem com que você relaxe um pouco antes de voltar a tarefa, e assim, aumenta a sua capacidade de concentração, diferente de focar-se em uma tarefa horas seguidas, que acabam diminuindo sua capacidade de concentração por cansaço.

A técnica de pomodoro pode ser muito útil em vários trabalhos e tarefas, porém pode ser variável de pessoa pra pessoa a capacidade de concentração, algumas concentram-se mais ou menos tempo.

Portanto, nada impede que você a modifique um pouco para que a mesma se encaixe melhor na sua realidade, afinal o intuito maior é de te ajudar, e não o contrário.

3# Lei de Pareto

Criado pelo economista Vilfredo Pareto, essa lei diz que 80 por cento das consequências advém de 20 por cento das causas, como por exemplo, 20% dos clientes em uma loja, representa 80% dos lucros, 20% do que você trabalha equivale a 80% dos lucros, e etc.

Menos é mais.

A lei também garante que menos é mais, ou seja, se você representa a porcentagem menor de algum segmento, consequentemente terá menor concorrência, logo, mais clientes e mais lucros.

Sendo você um freelancer, se em algum modo se diferenciar da maioria, consequentemente estará atraindo um maior número de clientes interessados no seu trabalho.

Assim é também com seus clientes, onde 20% serão aqueles que te darão 80% dos lucros, assim, seria de grande ganho concentrar-se e diferenciar esses 20% para um aumento de lucros.

O que não quero dizer é que deixe de lado o restante dos clientes, mas que passe a ter uma atenção dobrada aqueles que representam os maiores lucros.

A mesma proporção se dá com o tempo, onde 20% de suas atividades gastam 80% do tempo. Resta saber se esse tempo todo está sendo bem aproveitado, e não desperdiçado com coisas irrelevantes, como ler um site de notícias, ver um e-mail de um amigo e etc.

A lei de Pareto pode te proporcionar uma melhoria significativa na sua produtividade, mas para isso é necessário definir suas prioridades, e descartar tudo aquilo que não representa seus lucros e obrigações.

4# Lei de Parkinson

Sempre há aquela situação em que temos que fazer as coisas bem “em cima da hora” e diante de toda essa pressão, acabamos por finalizar a tarefa rapidamente e no prazo estipulado, é baseado nisso que a Lei de Parkinson foi criada, quando necessidade e tempo estão por um fio, o cérebro sente a pressão e acaba por finalizar aquilo que a muito vem sendo adiado.

Mas afinal, porque adiar uma tarefa que pode ser concluída em 30 minutos?

Quando se tem mais tempo que o necessário, há uma certa tranquilidade para efetuar a tarefa, diferente de quando se ter um curto prazo, e você acaba sendo objetivo e focado naquilo para que não perca o dia de entrega.

Agora a que se aplica essa lei na melhoria da produtividade? Vou explicar.

Se você simula um prazo menor para aquela tarefa simples que já foi adiada a tempos, cria um certo sentimento de urgência o que faz com que você termine a tarefa.

Essa lei é muito útil quando aplicada em situações irrelevantes, como conferir e responder e-mails, limpar o escritório ou fazer algumas ligações de curto prazo.

Mas é importante perceber que a mesma não deve ser aplicada em atividades como desenvolver um grande projeto, pois aquilo que se faz com pressa acaba perdendo consideravelmente a qualidade.

Espero que essas dicas tenham sido muito úteis, e que a sua produtividade só cresça cada dia mais.

Pois virtudes como a organização, paciência e determinação são portas para o sucesso.

Deixe pra gente um comentário se você já usa alguma técnica dessa ou se tem uma outra para nos apresentar.